就職活動をするのに必要となってくるのが応募書類。

応募書類ってどうやって作るの？

新卒以来就職活動って初めて、中途採用では職務経歴書ってありますよね？

なかなか書類選考が通過せず面接までいかない…書き方が悪いのかな？

かなりブランクがあって20年前とは違ってきてますよね？

等々、就職活動にあたって応募書類をどのように作っていったらいいのか、なぜそのやり方がいいのか等ご紹介します。

 

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就職活動は準備が大切

 

いいなと思う求人があっても、いいなと思う求人は他の人もいいなと思っていることが多く、競争率が高かったり、応募者が多くてすぐに締め切ってしま合う場合があります。

せっかくいい求人に出会えてもあっという間に締め切っていて応募すらできなかった、間に合わなかった。焦って書類を作って出した後に誤字脱字を発見した…では、本来受かるところもダメにしてしまうこともありますので準備は大切です。

就職活動で希望の事業所から内定の連絡をもらうのは、準備にかかっていると言っても過言ではありません。

 

書類選考

 

現在の就職活動・応募のかたちとしては、すぐに面接・即決とういのは少なく、まずは書類選考からというものが多いです。パートでも職務経歴書を求められたり、中途採用でも筆記試験や卒業・成績証明書の提出を求められたりするものもあり、ネットの普及で複数応募することも一般的になってきました。

いいなと思う求人があり、個人情報を書いた履歴書を送って応募するなら、相手から断られるにしろ辞退するにしろ、面接まではいきたいと思うはず。

応募書類は「私を雇って下さいね。」という書類であって、会社に提出する公式文書です。まずは、この意味を念頭に置いておかないと書くのも迷うと思います。そして、文章や送り方でその人となりがわかるところもありますので、マナーも押さえて、業界・ビジネスにふさわしい書類を送りましょう。

 

 

応募書類の作り方

 

指定の様式の応募書類、エントリーシート等ありますが、ここではスタンダードな応募書類「履歴書」「送付状」「職務経歴書」の書き方についてご案内します。

応募書類を書くのは緊張しますが、落ち着いて文字の止めるところは止めて、丁寧に書いてください。文字全てがシャシャーと流れているような文字は雑な印象になります。

 

履歴書

 

履歴書選び：JIS規格のA4版がおすすめです。自分に合った履歴書を選ぶ。20歳以上であれば、保護者欄はいりませんよね。

販売されている履歴書には、B5版がありますが、現在職場で使われる書類はA4でコピー用紙もほぼA4が使われています。そのほかの書類、添え状、職務経歴書もA4でそろえた方が書類としてのきれいです。

封筒もA4が折らずに入る角2封筒。三つ折りの封筒も履歴書を買うと普通についてきますが、受け取り側から見た時はどうでしょう？折り目を伸ばして書類を見るよりは、A4そろって折り目のない書類の方が仕事出来そうに見えませんか？

 

基本は読みやすく丁寧に略したりせず正式名称で書いて下さい。

学校名の公式名称が分からない場合はインターネットの学校の公式ホームページで確認できます。

手書きの場合は、書き損じは二重線・押印や修正液はNＧ、コピーもダメです。書き直しです。履歴書コピー？えー？って思った人、いい感覚です。感覚を磨くことも社会人として大事です。本当に履歴書コピーして提出する人、たまにいるんです。

 

名　前：他の字よりも大きめにバランスよく記入。

住　所：都道府県から記入。

連絡先：本人と面接の連絡を取りたいので携帯の電話番号、なければ自宅の電話番号。

学　歴：入学、卒業　「同上」「〃」は使用しない。

中学卒業、欄がなければ最終学歴でも可。

職　歴：基本的には入社、退社、すべて書きます。

短期間就労で書く欄がない時は未記入、聞かれた場合口頭で答える。

最後、右寄せで「以上」在職中の場合は「現在に至る」

資　格：普通免許は取得、一般の資格は合格と記入。

※学校名、会社名、資格が、現在と名称が変わっている場合は、その時の名称で大丈夫です。合併により社名変更・現在の会社名等記入できれば記入。

日付は投函日、その日付時点での年齢。

本人希望欄：「貴社規定に従います。」「希望職種：○○」と記載するのが一般的です。

 

おすすめペン　SARASAがきれい

 

ゼブラのSARASAがおすすめです。

ボールペンに比べてくっきりときれいに書けます。ボールペンは書いていると少し玉ができたり濃淡がありますが、SARASAは水生ペンで比較的安定してインクが出ます。少し文章を書いて見比べると差は歴然。注意するところはすぐに触らないこと。インクがピッと弾いてしまいます。

太さは0.5～1.0　購入時に試し書きしてみるといいです。1.0で「は」や「す」の丸の部分がつぶれてしまうようなときは0.5～0.7くらい。自分に合うペンの太さを選んで下さい。

 

写真

 

履歴書用の証明写真は、出来れば、写真屋さんで撮ったいい写真を使いましょう。履歴書の規定サイズより少し大きくカット。これも理由は同じで、若干なんですが並べてみると印象がいいということです。気になる方はやってみて下さい。

シールではなくのり付けがおすすめ。残念な結果で書類が戻ってきた場合、のり付けは、写真より少し大きめにカット、水に浸けておくときれいに取れます。初めて聞いたとき「写真を水に浸けるの？」と思いましたが、実際やってみるときれいに取れます。シールはどう頑張ってもきれいに取れませんでした。写真代もバカになりませんのできれいに外して次に使いましょう。

写真を撮る時は少し口角を上げるといいですよ。

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志望動機

 

「一番時間が掛かる。」とみなさんから言われるところです。

そうですよね。なかなか書けないですよね。志望動機は、業界にいっぱい会社がある中で、なぜそこの会社がいいのかを書きます。経験・資格、学んだことを活かしたい、適正・性格・自己PR的なことも書けます。

ですので、まずはネタだし。自分の長所、強み、性格、PRできるところ、仕事の経験や周りから褒められたことを洗い出します。会社のHPでの経営理念・社長の言葉、求人での事業内容や特徴はチェックして共感できるところは自分と絡めて作成します。

比較的専門職は書きやすいと思いますが、事務職は、経験、資格、自己PRを書く方が多いようです。

そして、パート・アルバイトや非常勤も採用者側から見ると視点が少し違ってくるようです。どちらかというと使いやすさを求められる場合があります。あまり優秀過ぎると「うちには勿体ない」と言われるケースが多い様なので、雇用形態、応募状況（分かれば）も考えて志望動機を書くようにしましょう。

 

西暦と和暦どちらがいいの？

 

業界によって異なります。

官公庁は和暦、IT業界は西暦が良いでしょう。官公庁の書類を見ると和暦を使用していることが多く、Ｓ（昭和）Ｈ（平成）Ｒ（令和）と記載、システムも和暦使用となっているのでその業界に居る人は和暦が見慣れています。逆にIT業界や外資系は西暦を使っています。

相手が見慣れている、見やすいということで、その業界に合わせた歴を使った方がいいです。

 

履歴書は手書きとPCどっちがいい？

 

どちらでも構いませんが、手書き指定のあるところは手書きで、事務職系は手書きが好まれるようです。心配な場合は「履歴書は、PCでもいいですか？」等と聞いてみると良いでしょう。

 

 

書いた履歴書はコピーを取っておきましょう。面接前に自分が何を書いたか確認するのに役立ちます。書類に書いたものと面接で話したことが違うもの、矛盾しているものだと信用・信頼が崩れます。PCの場合はPCにデータが残りますね。

 

送付状

 

送付状、添え状、頭紙とも言われるこの書類は、送る書類の一番上にこのような書類を送りますよという一枚で、事務職系をしている人ならお馴染み。

ビジネス文書形式がいいとされています。

右上日付、左寄せ宛名、右寄せ差出人、中央に件名

文面は、拝啓で始まり、文末は敬具

面接の機会をいただきたい旨の文言を入れるのがポイントです。

文章の下に中央に「記」

その下の段に

履歴書　　　〇枚

職務経歴書　〇枚

等送る書類、枚数を記載。

書類送付の場合は添えて、面接時応募書類持参の場合は付けなくていいです。

 

職務経歴書

 

職務経歴書は、どんな仕事をしてきたのか、職務の経験・経歴を詳しく書くものです。

特に決まった様式はありません。手書きがダメではありませんが、一般的にパソコンで作成します。事務職系・営業・幹部候補の求人に応募する場合はPCで作成した方がいいと思います。

履歴書と同じ古い順から書く方法と最近のものから順に書く方法、専門・仕事別に分けて書く書き方がありますが、キャリアのある方は最近のものから書く方がいいです。なぜなら、採用担当者は10年前の経験より最近の経験の方が知りたいのです。応募する職種や業界が、経験の中で古いものであれば古い方から書いて下さい。

職務経歴書を書くポイントは一番上に一番言いたいことを書くです（真っ先に読んでもらう為）。

経験のある職種は詳しくボリュームを大きく、あまり関係ないなという経験はあっさり目に。

 

レイアウトにも注意しましょう。決まった形式がないということは、見せ方で同じ内容の書類でも印象が大きく変わります。面接では、面接官に自分と違った印象にとらえられてしまったなと思えばフォローできますが、書類はフォローできません。自分に有利と思う書類作りをし、嘘はダメですが、誇張はOKです。

 

職務経歴書と一番上にお題を書くことはどの形式でも一緒。

見出しを付けて太字・文字のPtを大きくするとぐっと見やすい書類になります。

事実の羅列だけでなく、そこ（経験）から学んだことも書いてさりげなくアピール。

職務経歴の他、略歴、自己PR、仕事への姿勢等掛けますので工夫して「この人と面接したい」と思わせる書類作成・魅力ある書類をつくりましょう。

 

 

封筒の書き方

 

応募書類はクリアファイルに入れて、添え状、履歴書、職務経歴書の順に入れて下さい。封筒は白（透けないもの）がおすすめ。

茶色い封筒や薄い水色の封筒も使用可。

 

封筒の表書き

 

郵便番号

宛先住所：右に縦書き

宛　　名：会社名、担当者名。

（株）ではなく「株式会社」等略さない。会社名の場合は御中　担当者名の場合は様

 

角２封筒は、ボールペンより細書きのサインペンの方が、封筒の大きさとペンの太さのバランスがいいです。

 

履歴書在中

 

専用の履歴書についている封筒には「履歴書在中」と赤で書いてありますが、専用のものでない封筒を使う場合は手書きで、販売されているハンコを使用でも可。

 

封筒の裏書

 

差出人住所・差出人名

封をして中央に「〆」と書く。

出すポイント：応募書類は２～３日中に仕上げて出しましょう。連絡してから1週間位あたためてしまうとあまり印象はよくないようです。先方が急いでいる場合は「早めに」とか「至急」出してくださいと言われる場合があります。相手が選考を急いでいるので在職中の方は大変かと思いますが、寝る時間を削って書く（作る）しかないですね。大きい街では郵便局が24時間（夜間受付）営業しているところもあるので、お急ぎの方はネットで調べてみて下さいね。

 

郵送は早く送りたい場合は速達、確実に届けたい場合は配達記録

 

郵送は、第一志望、本命のところは速達や配達記録で送りましょう。

応募書類作るのにお金が掛かる。そうなんです。応募書類を作るのに手間とお金が掛かります。

写真、切手、クリアファイル…

これで書類選考、面接が通って採用になれば、労働の対価ではありますが、年に何百万の年収になります。この代金が高いと思うかどうかはその人の感覚によります。これでなければダメだというものでもありません。

そんなの気にしない採用担当者や面接官もいてヒットしない場合もあります。ただ、しっかりした会社であれば、普通人事関係は勤続年数が長い経験者や年長者（訓練されている方であれば文章や言葉選び等でその人を判断）、形式を重んじ、常識人を好む傾向にあります。

後悔したくないのであれば速達や配達記録をおすすめします。

 

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書類選考の連絡が遅い時は。。。

 

書類を送って選考結果を待っている時間って長いですよね。

募集や求人に書類選考何日後位とあって過ぎても連絡がない場合は、応募者から連絡して確認をしても大丈夫ですよ。

答えは、3つあることが想定されます。

・合格　・不合格　・選考中

合格と言われた場合は次の段階、面接の日程調整の話しになる場合があるので手帳（スケジュール帳）をすぐ出せるように準備して下さい。

不合格と言われた場合は「残念ですが仕方ないですね。」「選考ありがとうございました。」「また機会があれば宜しくお願い致します。」等が慣例。その後、何かの機会で一緒に仕事をしたり、お客さんになる場合があるので（世間は狭い）礼儀正しく、感じよく終わる。

「まだ選考中なんです。」と言われた場合は、選考が、あとどのくらい掛かるのか聞いて構いません。

 

電話の掛け方

 

事業所へ電話し、まずは求人担当者に繋いでもらいます。

「〇〇と申しますが、求人担当（採用担当・人事・総務）の̻▢▢さんいらっしゃいますか。」

担当に代わったら、先ずは応募書類が届いているか確認。

「△△に応募しました〇〇と申します。お世話になっております。応募書類をお送りしましたが届いていましたでしょうか。」

届いていると言われると思いますので

「選考結果が分かりましたら、お聞きしたいと思ってお電話しました。」

等、本題に入る。

 

たまにまだ届いていないと言われることがあります。その場合は郵便事故（実際ニュースとか見ているとありますから）も考えられますが、確認してすぐに送るようにして下さい。

 

 

書類選考・合格　次の準備

 

書類選考に通ったということは、会社が求める人材、知識・スキルが全体あるいは一部一致したということを意味しています。

次の面接選考ではまだ他の候補者が残っている場合が多いので、自分が提出した書類に一度目を通して面接に臨むようにしましょう。応募書類に書いたことと面接で言っていることが矛盾していると信頼が崩れますので注意して下さい。

 

応募書類も人が見て判断するもの

 

応募書類も人が見るものですので、文章から受取られる印象が大事です。採用者側の目線というのを意識することも大切です。

採用する・しない、採用枠等は、その時の時代、景気・雇用情勢にも左右されるもの。

そして、応募者サイドでは社内の内情などは分からないこともあります。

なので、なるべく印象の良い書類を作る・心象を良くする、採用になるよう確率を上げていく。

 

書類選考で不合格通知がくると落ち込んでしまいます。全部が全部否定されたということではないと分かっていても、やはり、がっかりしてしまいます。

でも、ここは自分の気持ちのコントロール。

他にあなたに合う事業所があるということです。

早めに気分を切り替えて次を目指して頑張りましょう。

 

 

筆者：キャリアコンサルタント